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OA协同办公系统存在的意义是什么?

时间:2021-07-06 16:46

       OA协同系统的出现是由于企业传统的管理及办公方法无法满足企业发展所需,然后开始产生OA,在企业和市场双重的因素下,传统OA开始像协同OA进化。

       目前市场上活跃着各种各样的协同OA,但是这些系统绝大多数还是传统OA,一部分为传统OA向协同OA的过度产品,只有极少数的OA真正的算的上协同OA。

       所谓的协同OA指的是解决企业三大孤岛问题,即信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。协同的体现具体在于企业中任何的一个点都可以关联到企业其他的任何的一个点(这里的点是一个泛指),如果一个OA系统做不到这点,是不能称为协同OA的。

       引进协同OA办公系统的意义

       众所周知,OA是office automation的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。从最初以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天以运用网络和计算机为标志的现阶段,OA对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。具体来说,协同OA办公系统对于公司现阶段的工作具有如下意义:

       有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升,OA协同办公系统是集团整体使用的,在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在,能够增加主人翁意识,促进品牌的提升。

       有利于公司各部门转变管理观念和工作模式,提高办事效率,克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法,是各部门权利与义务明确,方便公司领导监督与指导。

       有利于我节约行政开支,节省人力、财力。同时,在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围,建立健全组织文化,实现真正的以人为本。

       协同OA办公系统的显著优势

       相比目前公司办公系统,协同OA办公系统的优势具体体现在:

       效率大大提高由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。而采用协同OA办  公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。

       节约大量资源:首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。引进协同OA办公系统,一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。

       功能全面便捷:采用协同OA办公系统后,其他应用系统都可以集成到OA系统做接口,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用OA模块的相关系统来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。

       利于信息整合:协同OA办公系统的信息报送模块有助于集团各部门更好地采集与处理信息,同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳,使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。

      综上所述,引入协同OA办公系统,对于集团实现办公先进性、快捷高效性、资源使用合理性、决策依据准确性、办公模式标准化、资源配置最优化、行政管理统一化等,具有极为重要的意义。

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